Oszczędzić na paliwie !?

Z artykułu dowiemy się, co zrobić aby dodatkowo zaoszczędzić w firmie, która dużo wydaje na paliwo. Na co zwrócić uwagę aby prawidłowo rozliczać zużyte paliwo i dzięki temu płacić mniejsze podatki.

Firmy transportowe, budowlane, produkcyjne czy rolnicze – wszędzie tam wykorzystujemy paliwo do własnej działalności. Paliwo, a szczególnie olej napędowy, to lwia część kosztów utrzymania taboru, którym dysponujemy. Często zastanawiamy się, w jaki sposób możemy jeszcze zaoszczędzić. Oszczędności to czysty zysk ! A oszczędności na paliwie są stosunkowo łatwe do uzyskania i co ogromnie ważne, nie wymagają wielkich nakładów czy też drakońskiej dyscypliny kierowców.

Wystarczy odpowiednie podejście do tematu :-) Łatwo powiedzieć, no to przejdźmy do szczegółów:

Paliwo zużywamy w pojazdach pracujących w firmie, a gdzie tankujemy? Wiele firm paliwowych kusi nas tzw. kartami paliwowymi. Cóż to takiego? Jak zapewne większość z Państwa się orientuje, to nic innego, jak zakup paliwa na detalicznej stacji paliw (Orlen, BP, Shell, Lotos itp.) Oczywiście oferują Oni rabat, zawsze to coś. Jednak posiadanie samych kart też jest kosztowne – występują bardzo różne formy opłat, każdy operator wymyśla inną :-( . Dodatkowo do tych stacji trzeba dojechać, a tam mogą dziać się różne rzeczy. Ale nie dramatyzujmy. Jest to lepsze niż kupowanie paliwa całkowicie w cenach detalicznych – lecz niewiele.

Większe efekty oszczędnościowe uzyskamy „tankując u siebie”. Właśnie, aby „tankować u siebie” musimy mieć własną wewnętrzną stację paliw. Czyli, co najmniej, zbiornik i dystrybutor. Większe firmy posiadają profesjonalne wewnętrzne stacje, a i tak czasami nie wykorzystują ich potencjału. Mniejsze natomiast coraz częściej dostrzegają możliwości, jakie daje wewnętrzna stacja paliw i inwestują w naziemne zbiorniki paliwa.

To jednak nie wszystko. W tym miejscu należy rozdzielić, jakie mogą być owe naziemne zbiorniki.

Wiele firm handlowych kusi nas tanimi plastikowymi zbiornikami, które co prawda można używać, ale niestety nie możemy w nich prawidłowo rozliczać zużywanego paliwa. Lepszym i bezpieczniejszym wyborem będzie zbiornik metalowy, który jest dużo trwalszy, ale, co jeszcze ważniejsze, można go opomiarować i w pełni kontrolować przepływ paliwa. Wszystko to pozwala precyzyjnie rozliczać zużywane paliwo.

Kolejnym elementem będzie dystrybutor, który podobnie jak zbiornik może być „byle jaki” lub profesjonalny. Prosty dystrybutor nie będzie rozliczał paliwa z określoną dokładnością.

To jak z lekarstwem, wolelibyśmy, aby było przygotowane w oparciu o wagę sklepową czy apteczną ?

By prawidłowo rozliczyć paliwo w firmie należy używać odpowiednich narzędzi. Profesjonalny dystrybutor paliwa to taki który ma określoną dokładność jako całe urządzenie. Często handlowcy różnych firm podają dokładność przepływomierza, to jednak nie wystarczy. Przepływomierz jest tylko jednym z elementów dystrybutora. Dokładność całego urządzenia, jakim jest dystrybutor mówi nam o ubytkach jakie możemy bezpiecznie rozliczyć. W innym przypadku gdy wg np. księgowej brakuje kilkuset lub więcej litrów paliwa (wg rozliczeń), to choćbyśmy byli przekonani, że tak jest, to i tak nie możemy tego prawidłowo wykazać. I takie ubytki (często niemałe) po prostu traktujemy jako stratę. :-(

Teraz rzecz najważniejsza, czyli automatyka posiadanej stacji paliw. Dzięki temu:

  • nie musimy angażować obsługi stacji do wydawania paliwa,
  • możemy wydawać paliwo o każdej porze dnia i nocy,
  • zawsze posiadamy aktualną informację o stanie urządzeń i ilości paliwa,
  • usprawnimy przepływ informacji np. do księgowości, magazynu,
  • wyeliminujemy ewentualne błędy popełniane podczas ręcznej ewidencji,

Odpowiednie rozwiązanie bardzo ułatwi administrowanie paliwem i przyniesie duże wymierne oszczędności, które powstają w kilku niezależnych procesach.

  • Posiadanie własnej wewnętrznej stacji paliw pozwala na hurtowy zakup paliw o znanej i sprawdzonej jakości w dodatku taniej o co najmniej kilka procent w porównaniu z cenami na stacji detalicznej.
  • Ukrócenie nadużyć przy tankowaniu paliwa dzięki precyzyjnej rejestracji tankowań i wyeliminowaniu relacji człowiek – człowiek na rzecz człowiek – automat, z którym nie da się „dogadać”.
  • Zmniejszenie kosztów dojazdu do stacji paliw – spalone paliwo i stracony czas.

To główne zalety posiadania automatycznej stacji paliw. Dostępne już dzięki prostym automatom np. PetroMAT scada.

Jeżeli jednak chcemy zaoszczędzić więcej, dużo więcej, to możemy to zrobić. Wystarczy wewnętrzną stację paliw uzbroić w zaawansowany automat np. PetroMAT web obsługiwany przez specjalistyczne oprogramowanie, powstałe na bazie długoletnich doświadczeń i wysokich wymagań klientów, przykładem czego jest PetroManager NET.

 

Taki profesjonalny automat z oprogramowaniem pozwoli nam na:

  • Bardzo ścisłe rozliczanie zużycia paliwa – średnie rzeczywiste spalanie i tzw. przepały
  • Dokładne operowanie limitami w zakresie wydań paliwa, w rozbiciu na poszczególne grupy kart. Pozwala to uniknąć niepotrzebnych nadużyć, a potem ewentualnych wyjaśnień i stresów
  • Kontrolę wydajności dystrybutorów – pozwala stwierdzić czy dystrybutory pracują w swojej nominalnej wydajności, dzięki temu zdiagnozujemy ewentualne zużycie pompy, braki szczelności lub zapchane filtry – niebagatelne oszczędności serwisowe i ochrona środowiska
  • Programową kontrolę stanu przepływomierzy i impulsatorów – stabilna praca oznacza prawidłowe pomiary przepływu paliwa, alarm w przypadku znacznych zmian w przepływie, może oznaczać: awarię lub rozkalibrowanie się przepływomierza, znaczne pogorszenie się jakości paliwa lub zassanie powietrza – kolejne oszczędności serwisowe
  • Kontrolę przebiegu tankowania – użytkownik może prześledzić przebieg pojedynczego tankowania sekunda po sekundzie, dzięki temu dostrzeże wszystkie ewentualne nieprawidłowości i przerwy w nalewie – wychwycenie ewentualnych prób kradzieży
  • W połączeniu z systemem kontroli poziomu, precyzyjne rejestrowanie dostaw z przeliczaniem na +15oC
  • Rejestrowanie wydań w temperaturze referencyjnej, co znacznie zmniejsza rozbieżności w obrocie paliw w temp. referencyjnej +15oC
  • Zabezpieczenie przed przekroczeniem zdefiniowanych poziomów paliwa i wody w zbiorniku magazynowym
  • Dostawy Just In Time – przewidywanie i planowanie dostaw paliwa w oparciu o dane historyczne i dane o dostawcach – oszczędności związane z redukcją zapasów
  • Precyzyjnie generowane i kierowane do odpowiednich osób – istotne alarmy
  • Kontrolowanie poprawności tankowań poprzez identyfikację pojazdu i wlewu do baku
  • Ścisłe zarządzanie odbiorcami (gdy jest więcej niż jeden) i ewentualnymi pododbiorcami
  • Sterowanie innymi urządzeniami np. myjnie, szlabany, kompresory, odkurzacze itp.
  • Niewrażliwość na brak komunikacji z internetem z uwagi na zastosowanie podwójnych baz danych – baz lokalnych i bazy centralnej.
  • Gwarancję najwyższego bezpieczeństwa danych gromadzonych na serwerach w oparciu o klaster replikacyjny.
  • Eksport danych do programów zewnętrznych wg różnych schematów – web service, API lub uniwersalny format CSV

Ponad powyżej wymienione funkcje, zaawansowane automaty i oprogramowanie sieciowe może obsługiwać dowolną ilość dystrybutorów (różnych marek i dla różnych produktów – ON, Pb, LPG, AdBlue, CNG i pozostałe płyny eksploatacyjne), dowolną ilość sond pomiarowych i czujników wycieku (różnych marek). Często automaty takie są wykorzystywane do jeszcze innych celów np. drukowanie paragonów, które są potwierdzeniem tankowania, ale także mogą upoważniać do obiadu, myjni, przeglądu lub innej zniżki,

Ale to nie wszystko. Ostatnim elementem pozwalającym oszczędzić, kolejne niebagatelne kwoty to odpowiednie rozliczanie dostaw. Z reguły robi to wykwalifikowany pracownik stacji w porozumieniu z księgowością. Czasem do tych celów powoływane są odpowiednie komisje zakładowe. Jednak nawet uwzględniając bardzo drobiazgowo zbierane dane i skrupulatnie przeliczane wg odpowiednich algorytmów nie gwarantują uznania*, powstałych w ten sposób, niedoborów jako tzw. „niezawinionych ubytków na paliwie”, które zawsze powstają na każdym etapie dostawy i wydania.

Są to niedobory wynikające z dopuszczalnych granicznych błędów pomiarowych i norm:
  • nalewaka – 0,5%
  • instalacji pomiarowej cysterny – 0,5%
  • zbiornika pomiarowego – pomiar „przed” 0,3%, pomiar „po” 0,3%
  • dystrybutora paliwa – 0,5%
  • w czasie magazynowania paliw
  • w czasie przeładunku
  • oraz w czasie całego transportu

Odpowiednio wyliczone, powyżej wymienione, wartości pozwolą kwalifikować te ubytki jako koszty, a nie jako straty, co generuje wymierne oszczędności fiskalne dzięki odprowadzaniu mniejszego podatku dochodowego.

A wszystko to wyczerpująco udokumentowane i sygnowane jest poprzez jedynego w Polsce biegłego sądowego z tego zakresu wiedzy, pana Władysława Maciejowskiego.

Moduł Rozliczania Dostaw – bardzo precyzyjnie zbiera dane z elementów automatyki wydań i pomiaru poziomu oraz zarejestrowanych dostaw. Porównuje wszystko z wprowadzonymi dokumentami i w odpowiedniej formie generuje raport, który zastąpi wspomnianego pracownika lub komisję i nie będzie do tego angażował księgowej. Jednocześnie wprost na biurko dostarczy prawidłowo wykonany dokument – umożliwiający uzyskanie kolejnych oszczędności.

* Chodzi o uznanie ubytków przez Urząd Skarbowy jako koszty, a nie straty. Nasz program to gwarantuje !!!

 

Wiele osób, szczególnie z mniejszych firm ma obawy przed profesjonalnymi automatami i oprogramowaniem z uwagi na ich domniemaną „skomplikowaną” obsługę. Twierdzą, że nie potrzebują aż takiego „kombajnu”, że wystarczy im prosty automacik – oferujący podstawowe funkcje. Jednak początkowe opory, w krótkim czasie zostają przełamane i sami zaczynają pytać o nowe możliwości. Dlatego nasze oprogramowanie składa się z funkcjonalnych modułów, które w każdej chwili można włączyć lub wyłączyć. Tak naprawdę, obsługa tzw. profesjonalnego automatu i oprogramowania jest bardzo prosta i intuicyjna. Automaty te oferują, co prawda szereg zaawansowanych funkcji (których używamy lub nie), jednak ich profesjonalizm polega m.in. na tym, by można z nich korzystać w sposób, jaki uznamy za istotny właśnie dla nas. Gdyby jednak cokolwiek sprawiało najmniejszy kłopot, to profesjonalne urządzenia mają napisaną profesjonalną instrukcję z linkami do filmów instruktażowych, tak jak PetroManager NET :-)

 

Dodatkową zaletą prezentowanego rozwiązania jest możliwość rozliczania wydań w zakresie ilościowym w litrach, jak i wartościowym w PLN. Dzięki temu w łatwy sposób można połączyć system z użytkowanym oprogramowaniem kasowo-magazynowym, co doskonale sprawdzi się na stacji detalicznej z jednoczesną obsługą wydań wewnętrznych.

W końcu rzecz chyba najważniejsza, która zawsze wypływa, mianowicie jaka jest cena takiego profesjonalnego automatu.

Tutaj wiele osób może się zdziwić, ponieważ tzw. tanie nieprofesjonalne automaty potrafią kosztować tylko około 10-20 % mniej aniżeli te zaawansowane i profesjonalne. Z kolei te tzw. droższe automaty, w podstawowej konfiguracji, częstokroć kosztują tyle samo co te „prostsze”, ale umożliwiają dowolną rozbudowę o nowe możliwości, które jw. wykazaliśmy bardzo szybko się spłacają.

 

To nie profesjonalizm kosztuje, lecz jego brak !!!

 

Mamy nadzieję, że powyższe informację to niebagatelne argumenty przemawiające za wyborem profesjonalnego automatu do wydawania paliw dla stacji wewnętrznej z obsługą przez internet z poziomu strony www.

Co ważne, koszty profesjonalnego automatu są często zbliżone do automatu prostszego, a korzyści nieproporcjonalnie większe.

 

3