Zastanawiałeś się kiedyś, jak wiele czasu tracisz na nieefektywne zarządzanie paliwem w Twojej firmie? Wielu osobom wydaje się, że kwestia ta sprowadza się do zamówienia konkretnej jego ilości. Następnie notowaniu, zwykle ręcznie w jakimś notatniku, informacji o każdorazowym tankowaniu. Niestety ta błędna opinia wpływa często na kształt polityki obrotu paliwem w wielu przedsiębiorstwach. Jest ona jednak nie tylko nieefektywna czasowo, ale również szkodliwa finansowo. Zwykle dzieje się tak w firmach, które paliwem zarządzają, ale na nim nie zarabiają. To mogą być takie przedsiębiorstwa jak firma transportowa, kopalnia, firma budowlana, duże przedsiębiorstwo rolne czy miejskie zakłady komunikacji. Poniżej przedstawię Ci 4 powody, dla których warto to robić inaczej, za pomocą prostego urządzenia, które wykona większość pracy za Ciebie.
Powód 1: Paliwo to Twoje pieniądze – kontroluj je.
Paliwo, które kupujesz, to realne pieniądze. Ciężko zarobione pieniądze, które inwestujesz w produkt, który zasila Twoje pojazdy. Bez niego nie ruszą Twoje ciężarówki, koparki, maszyny rolnicze, samochody dostawcze czy osobówki Twoich handlowców. A jednak znam Klientów, którzy wciąż pozwalają na to, aby paliwo, które mają w zbiornikach, wydawał bez większej kontroli ich magazynier. Notuje on informacje o tankowaniu w zwykłym zeszycie. Wydaje ich paliwo, czyli, ich pieniądze. Zeszyt może zaginąć, a magazynier może się pomylić w ilości wydanego paliwa czy przypisać je innej osobie lub maszynie.
Taki problem jednak nie zaistnieje, jeśli podłączysz swój dystrybutor do specjalnego automatu do tankowania. Dzięki niemu każdy, kto będzie chciał zatankować, będzie musiał przyłożyć do niego swoją osobistą kartę i wpisać PIN, jak w bankomacie. Dopiero wówczas automat uruchomi pompę dystrybutora. Po zakończeniu tankowania wszystkie dane o tym, kto zatankował, do czego, ile, kiedy itp., zostaną przesłane do specjalnego oprogramowania.
Informacje te dostępne będą z dowolnego miejsca z dostępem do internetu poprzez zwykłą przeglądarkę www. Koniec z zeszytem, koniec z błędami, paliwo pod kontrolą. Jeśli tak zrobisz, zaoszczędzisz, bo mniej „wyciekającego” paliwa, to więcej pieniędzy w Twojej kieszeni.
Powód 2: Wszystkie dane w jednym miejscu – oszczędność czasu
Kontrola nad wydaniem to nie wszystko. Dołóż do tego jeszcze pomiar aktualnego stanu paliwa w zbiorniku mierzony za pomocą tzw. łaty, czyli niczego innego tylko długiej linijki wsadzanej do zbiornika. Wysyłałbyś kogoś, by wspiął się na zbiornik za każdym razem, kiedy zastanawiasz się, czy już zamówić następną dostawę?
Pomijając kwestie dokładności tego pomiaru i uciążliwości jego wykonania, wdrapywanie się na oblodzony zbiornik lub w trakcie ulewnego deszczu, czy silnego wiatru, może być zwyczajnie niebezpieczne.
Tymczasem do tego samego automatu do tankowania możesz podłączyć także sondę pomiarową. Sonda automatycznie, bez Twojego udziału zarejestruje m.in. dostawę paliwa, zmierzy jego aktualną ilość i temperaturę, a także wyśle alarm, jeśli zbiornik będzie pusty. Dzięki temu Ty lub Twój pracownik możecie zająć się czymś innym i w ten sposób zaoszczędzić czas.
Powód 3: Raportowanie – pomóż swojej księgowej
Kontrola wydawania paliwa oraz tego, co dzieje się w samym zbiorniku, to jeszcze nie wszystko, aby spokojnie myśleć o tym, że dobrze zarządzamy naszą wewnętrzną stacją. Potrzebne jest jeszcze dokładne rozliczenie przychodów i rozchodów. A chyba każdy znający ten temat zgodzi się, że nie ma nic gorszego niż zdenerwowana księgowa. Nie chcemy, gdy wciąż atakuje nas mailami i telefonami, nie mogąc dojść do ładu z dokumentami WZ, fakturami za dostawę, rozbieżnościami między pomiarem stanu zbiornika a zarejestrowanymi wydaniami.
Dodatkowo sytuacje komplikują jeszcze cechy fizyczne paliwa, które powodują, że raz w zbiorniku go przyrasta, a raz maleje ze względu na wpływ temperatury otoczenia.
Tu również rozwiązanie jest proste. Program, który zarządza automatem do tankowania, dzięki paru szybkim kliknięciom przygotuje przejrzysty i dokładny raport dla Twojej księgowej uwzględniający również różnice w temperaturze. Ma on bowiem wpisany algorytm, przeliczający stan paliwa w temp. rzeczywistej na stan w tzw. temperaturze rozliczeniowej, czyli w 15 stopniach Celsjusza. To ogromne ułatwienie, które znów pozwala zaoszczędzić na czasie oraz na nerwach. A przecież w Twojej firmie na pewno znajdą się rzeczy ważniejsze, którym musisz poświęcić więcej czasu. Nie trać go na rzeczy, które w prosty sposób zrobi za Ciebie program.
Powód 4: Szybka reakcja – mniejsze koszty.
Wyobraź sobie, że dostałeś pilne zlecenie i musisz szybko zatankować na bazie kilka maszyn i ruszyć w teren. Niestety nagle okazuje się, że w dystrybutorze zapchał się filtr i pompa nie ruszyła. Maszyny stoją, Klient wydzwania w sprawie realizacji, a Ty masz wielki ból głowy i kombinujesz. Na szybko próbujesz zorganizować naprawę dystrybutora, a w międzyczasie wysyłasz maszyny na zwykłe stacje, gdzie zapłacisz za paliwo więcej i stracisz czas.
Teraz pomyśl, co by było, gdybyś wiedział o usterce z kilkudniowym wyprzedzeniem? Przecież zwykle są jakieś objawy nadchodzącej katastrofy. Wówczas mógłbyś zdusić pożar w zarodku i oszczędzić sobie czasu, nerwów i pieniędzy.
Automat do tankowania jest takim swoistym czujnikiem zagrożenia. Problemy z filtrem zwykle objawiają się wcześniej spadkami wydajności pompy dystrybutora. Nasz autorski algorytm, który czuwa nad procesem tankowania, wychwytuje te anomalie i od razu wysyła alarm do osób odpowiedzialnych za utrzymanie ruchu w Twojej firmie. Ponieważ wiesz o tym znacznie wcześniej, masz szansę natychmiast zareagować i rozwiązać problem, zanim wystąpi.
Podsumowanie
Wszystkie opisane wyżej elementy tworzą spójny system zarządzania paliwem w firmie, zapewniając spokój i realne oszczędności. Jeżeli tego wszystkiego nie robisz u siebie w sposób zautomatyzowany i wydajny, wiedz, że tracisz pieniądze. Zlecając te zadania wyłącznie pracownikom, narażasz się na straty, gdyż ludzie są tylko ludźmi i zdarzają im się pomyłki. Czasem niestety bardzo kosztowne.
Zobacz, jakie jeszcze korzyści przyniesie Ci automat do tankowania
